Personuppgifter

DINA PERSONUPPGIFTER HOS POLFÄRSKT

Du har blivit hänvisad hit för att Polfärskt Bröd AB (”Polfärskt” eller ”vi”) och övriga bolag som anges häri vill redogöra för hur dina personuppgifter behandlas, vilket sker för att du är en viktig person för oss och vår verksamhet.

Vilka är vi?

Precis som du säkert känner till ägs 51 procent av Polfärskt av vår viktigaste partner Polarbröd. Resten ägs av de regionala Polfärsktföretagen som står för distribution, försäljning och lokal service. Vi tror nämligen att engagemanget och drivkraften blir bättre ju närmare slutkunden ansvaret ligger. Du hittar bolagsinformation och kontaktuppgifter till respektive bolag längst ner i det här dokumentet. Det bolag som har hänvisat dig hit är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter om inget annat uttryckligen angivits.

Behandlingen sker i enlighet med gällande regelverk, inklusive dataskyddsförordningen (”GDPR”) samt vad som i övrigt anges nedan.

Utöver att säkerställa att vår behandling av dina personuppgifter är korrekt och transparent i förhållande till dig strävar vi alltid efter att hålla en hög säkerhetsnivå vid all behandling av personuppgifter där vi löpande bedömer och tar hänsyn till såväl teknisk som organisatoriska risker för att på bästa sätt skydda dina personuppgifter från obehörig åtkomst, användning, förändring och radering.

Innehåll

Vår behandling av dina personuppgifter beskrivs nedan i fem olika avsnitt, varav en eller flera kan komma att beröra dig beroende på vilken relation du har till oss, följt av en generell beskrivning av hur och vad du kan kontakta oss om angående vår behandling av dina personuppgifter.

(1) Nätverkande, marknadsföring och kunskapsutbyte. Här beskrivs den personuppgiftsbehandling som sker i samband med att vi kommunicerar och upprätthåller våra kontaktnät för marknadsföring och kunskapsutbyte.
(2) Arbetssökande. Här riktar vi oss till dig som har eller planerar att skicka in en jobbansökan till oss.
(3) Leverantörer, kunder, butiker, samarbetsparters och dess representanters personuppgifter. Här redogör vi för hur vi hanterar dig som leverantör, kunder, butik eller samarbetspartner. Antingen i egenskap av privatperson eller representant för ett bolag eller en annan verksamhet.
(4) Konsulter beskrivs den personuppgiftsbehandling som vi utför i samband med anlitande av dig som konsult.
(5) Besökare på hemsidan riktar vi oss till dig som besöker Polfärskt hemsida.
(6) Övrigt. Här beskriver vi all annan personuppgiftsbehandling som sker med dina uppgifter.
(7) Generell information och dina rättigheter. Här kan du läsa mer om vilka som kan få tillgång till dina uppgifter, vilka rättigheter du har som individ samt hur du kan kontakta oss för att få veta mer.

1. Nätverkande, marknadsföring och kunskapsutbyte

1.1 Varför vi behandlar (Ändamål)

Vi behandlar dina uppgifter för att upprätthålla våra kontakter och nätverk samt för att hålla vår kunskap och information om dig uppdaterad och aktuell, samt för att genomföra event, utbildningar och marknadsföra våra tjänster och produkter. I samband med konferenser eller övriga interna och externa sociala aktiviteter kan Polfärskt även komma att behandla sådana personuppgifter som krävs i syfte att administrera dessa aktiviteter. Detta kan inkludera dina kontaktuppgifter, avvikande kostpreferenser eller allergier, deltagande, kontaktuppgifter, färdmedel eller Golf-ID.

1.2 Hur vi behandlar

Vi samlar in uppgifterna och sammanställer dem, bl.a. baserat på vilken typ av tjänst eller produkt hos Polfärskt vi bedömer att du är intresserad av. I samband med utskick och inbjudningar använder vi oss av externa leverantörer för teknisk funktionalitet inom ramen för de angivna ändamålen, såsom exempelvis utskick av mejl, kampanjblad samt hantering av anmälningar till events eller konferenser.

1.3 Vad vi behandlar

Vi hanterar i huvudsak dina kontaktuppgifter, din roll i din organisation samt information om vilken typ av tjänst eller produkt vi uppfattar är mest intressant och relevant för dig eller din organisation. I begränsad utsträckning kan vi komma att behandla uppgifter om eventuella fritidsintressen såsom golf eller liknande i den mån vi organiserar sådana tillställningar samt avvikande kostpreferenser eller allergier, faktiskt deltagande, färdmedel till och från event och slutligen Golf-ID.

1.4 Rättslig grund
1.4.1 Berättigat intresse

I den behandling vi redogör för ovan tar vi hänsyn till och väger ditt intresse av integritet i förhållande till vårt intresse och ändamål (såsom det anges ovan) i att utföra behandlingen. Vi gör då en avvägning mellan dessa intressen i vilken vi tar hänsyn till såväl positiva som negativa effekter och drar slutsatsen att vårt intresse är berättigat.

1.4.2 Rättslig skyldighet
Bokföringslagen ställer krav på oss ifråga om redovisning och fakturering.

1.5 Insamling och utlämnande
Uppgifterna vi har om dig är primärt insamlade från dig. Vi delar med oss av uppgifterna endast till sådana leverantörer som behövs för utförande av de behandlingar och inom
ramen för de ändamål som anges ovan.

Exempelvis:
(i) Betallösningar (kortföretag, banker och andra betaltjänstleverantörer),
(ii) Marknadsföring (via reklambyråer, webb/mediabyråer och därtill kopplad distribution samt sociala medier), och
(iii) Konferenser eller övriga events (via hotell, transportbolag konferensarrangörer och därtill kopplad distribution.)
(iv) IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

1.6 Lagringsperiod

Vi lagrar dina uppgifter endast så länge som vi bedömer det berättigat med hänsyn taget till vad som anges ovan om laglig grund och ändamål, i det här fallet två år från det att vi senaste hörde från dig.

2. Arbetssökande

2.1 Varför vi behandlar (Ändamål)

Vi behandlar dina uppgifter för att hantera din ansökan och för att kunna bedöma, jämföra och matcha mot de behov vi har av resurser.
Vi lagrar dina uppgifter såsom anges nedan för att kunna återkoppla till dig om ett nytt behov uppstår inom tiden för lagringen.

2.2 Hur vi behandlar

Vi sammanställer den information du skickat och jämför med andra kandidater samt med våra behov. Vi stämmer av informationen muntligt med de referenser du angivit samt kompletterar informationen med sådana uppgifter vi får från dessa referenser.

2.3 Vad vi behandlar

Primärt behandlar vi sådan information som du skickat till oss i din ansökan, däribland ditt CV och ditt personliga brev.
Vi kompletterar denna information med uppgifter från de referenser du har angivit för att få en så ändamålsenlig bild som möjligt av dig som kandidat.

2.4 Rättslig grund
2.4.1 Berättigat intresse

I den behandling vi redogör för ovan tar vi hänsyn till och väger ditt intresse av integritet i förhållande till vårt intresse och ändamål (såsom det anges ovan) i att utföra behandlingen.
Vi gör då en avvägning mellan dessa intressen i vilken vi tar hänsyn till såväl positiva som negativa effekter och drar slutsatsen att vårt intresse är berättigat.

2.5 Insamling och utlämnande

Uppgifterna vi har om dig är primärt insamlade från dig. I samband med ansökan kan vi komma att samla in uppgifter från de referenser du anger till oss i ansökan. Vi delar inte med oss av din ansökan om vi inte särskilt frågat om det.

2.6 Lagringsperiod

Vi lagrar dina uppgifter endast så länge som vi bedömer det berättigat med hänsyn taget till vad som anges ovan om laglig grund och ändamål, i det här fallet 12 månader från tiden för din ansökan (såvida du inte begär annat, vilket vi naturligtvis respekterar). Om du blir anställd av oss kommer uppgifterna i din ansökan lagras och behandlas i enlighet med vad som anges i vår policy för behandling av anställdas personuppgifter, vilken endast tillhandahålls våra anställda.

3. Leverantörer, kunder, butiker, samarbetsparters och dess representanters personuppgifter

3.1 Varför vi behandlar (Ändamål)

Vi behandlar dina uppgifter för att genomföra och administrera köp, genomföra utbildningar som ingår som en del av ett köp, för att tillvarata dina intressen samt för redovisnings- och faktureringsändamål. Ibland förekommer det även att vi behandlar personuppgifter om dig i form av försäljningsstatistik eller annat arbetsresultat för att exempelvis anordna tävlingar såsom bästa brödavdelningen eller för att effektivisera och organisera arbetet hos Polfärskt. Uppgifterna kan därmed också komma att användas för affärs- och metodutveckling, statistik, marknadsanalys och riskhantering.

3.2 Hur vi behandlar

Vi samlar in uppgifterna och använder dem för kommunikation i samband med order och leverans (exempelvis orderbekräftelse och leveransavisering), hantering av betalning, hantering av reklamations- och garantiärenden samt för att hålla kontakten med dig eller din organisation i frågor som är kopplade till köpet.

3.3 Vad vi behandlar

Vi behandlar i huvudsak ditt namn och kontaktuppgifter, personnummer i de fall du köper av oss i egenskap av privatperson, betalningshistorik, betalningsinformation, kreditupplysningar från kreditupplysningsföretag samt köpinformation (exempelvis vilken produktkategori som har beställts).

3.4 Rättslig grund
3.4.1 Fullgörande av avtalet.

Om du handlar som privatperson hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt avtalet med dig. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig köpet.

3.4.2 Berättigat intresse.

Om du agerar som representant för din organisation baseras vår behandling av dina personuppgifter på vårt berättigade intresse att genomföra avtalet med din organisation. Vi tar hänsyn till och väger ditt intresse av integritet i förhållande till vårt intresse och ändamål (såsom det anges ovan) i att utföra behandlingen. Vi gör då en avvägning mellan dessa intressen i vilken vi tar hänsyn till såväl positiva som negativa effekter och drar slutsatsen att vårt intresse är berättigat.

3.5 Insamling och ev. utlämnande

3.5.1 Uppgifterna vi behandlar om dig är primärt insamlade direkt från dig. Vi kan komma att komplettera de uppgifter du lämnat med uppgifter ifrån kreditinstitut. Vi delar med oss av dina uppgifter endast till sådana leverantörer som behövs för utförande av de behandlingar, och inom ramen för de ändamål som anges ovan.

Exempelvis:
(i) Betallösningar (kortföretag, banker och andra betaltjänstleverantörer).
(ii) Kreditupplysning.
(iii) Logistikföretag och speditörer (för leverans av varor).
(iv) Marknadsföring (via reklambyråer, webb/mediabyråer och därtill kopplad distribution samt sociala medier).
(v) IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

3.6 Lagringsperiod

Till dess att köpet har genomförts (inklusive leverans och betalning) och så länge som krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt Bokföringslagen

4. Konsulter

4.1 Varför vi behandlar
4.1.1 När vi anlitar dig som konsult eller samarbetspartner behandlar vi dina personuppgifter i syfte att administrera ditt uppdrag och för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal med dig eller din organisation.

4.2 Hur vi behandlar
4.2.1 Vi samlar in uppgifter ifrån dig eller din organisation och använder dem i samband med administration och planering av uppdraget. Vi kan även komma att inkludera dina personuppgifter i vår marknadsföring, exempelvis om du kommer att genomföra en utbildning eller ett event hos oss.

4.3 Vad vi behandlar
4.3.1 Vi behandlar i huvudsak ditt namn och kontaktuppgifter, arbetstimmar, personnummer, din roll i din organisation och uppgifter om din expertis.

4.4 Rättslig grund
4.4.1 Fullgörande av avtalet. Om vi ingått avtal med dig personligen behandlar vi dina personuppgifter för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt avtalet med dig.

4.4.2 Berättigat intresse.
Om du agerar som representant för din organisation baseras vår behandling av dina personuppgifter på vårt berättigade intresse att genomföra avtalet med din organisation. I den mån dina personuppgifter kommer att inkluderas i vår marknadsföring sker detta med stöd av vårt berättigade intresse att marknadsföra de tjänster eller event där du eller din organisation är delaktig. Vi tar hänsyn till och väger ditt intresse av integritet i förhållande till vårt intresse och ändamål (såsom det anges ovan) i att utföra behandlingen. Vi gör då en avvägning mellan dessa intressen i vilken vi tar hänsyn till såväl positiva som negativa effekter och drar slutsatsen att vårt intresse är berättigat.

4.4.3 Rättslig skyldighet
Bokföringslagen ställer krav på oss ifråga om redovisning och fakturering.

4.5 Insamling och utlämnande
4.5.1 Uppgifterna vi behandlar om dig är primärt insamlade från dig eller din organisation. Vi delar med oss av uppgifterna endast till sådana leverantörer som behövs för utförande av de behandlingar, och inom ramen för de ändamål som anges ovan.

Exempelvis:
(vi) Betallösningar (kortföretag, banker och andra betaltjänstleverantörer).
(vii) Marknadsföring (via reklambyråer, webb/mediabyråer och därtill kopplad distribution samt sociala medier).
(viii) IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar).

4.6 Lagringsperiod

Vi lagrar dina uppgifter till dess att uppdraget är genomfört och så länge som krävs för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt Bokföringslagen. Om dina uppgifter används i marknadsföringsmaterial behandlas dina uppgifter så länge som kampanjen är aktuell.

5. Besökare på hemsida

När du besöker någon av våra webbplatser kan vi komma att samla in personuppgifter om dig. Du kan läsa mer om detta via https://www.polarbrod.se/cookies.

6. Övrigt

Slutligen samlar Polfärskt in och behandlar sådana personuppgifter som krävs för det övergripande syftet att administrera, leda och organisera arbetet hos Polfärskt. Detta kan exempelvis inkludera personuppgifter hänförliga till Polfärskts larmsystem, styrelsemedlemmars kontaktuppgifter eller övriga – icke känsliga – uppgifter Polfärskt behöver för att kunna leda och organisera arbetet.

6.1.1 Vår behandling av dessa personuppgifter baseras på en intresseavvägning. De intressen som tillgodoses vid sådan behandling är bland annat vårt intresse av att kunna administrera och utveckla verksamheten i sin helhet men även att utveckla din relation med oss. Ingen information om dig kommer att sparas längre än vad som är nödvändigt eller på ett sätt som inte är förenligt med lag. Precis som angetts tidigare samarbetar vi ibland med andra aktörer i behandlingen av dina personuppgifter och i dessa situationer tar vi alltid fullt ansvar för att tillgängliggörandet av dina uppgifter upprätthåller respekten för din integritet och följer gällande regler.

7. Dina rättigheter

Du har rätt att, i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning, när som helst begära tillgång till de personuppgifter som behandlas om dig. Du har också rätt att få felaktiga personuppgifter om dig rättade, att begära radering av dina personuppgifter eller begränsning av vår behandling av dina personuppgifter, utöva din rätt till dataportabilitet och invända mot behandlingen av dina personuppgifter. Om behandling baseras på samtycke har du rätt att när som helst dra tillbaka ditt samtycke till behandlingen. Om du vill utöva någon av dina rättigheter, vänligen kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan. Du har även rätt att när som helst inge klagomål till tillämplig tillsynsmyndighet (Datainspektionen, här.) om du anser att dina personuppgifter inte behandlas i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.

8. Kontaktuppgifter

(1) Polfärskt Bröd AB
(a) [ange kontaktuppgifter]
(2) XXX
(a) [ange kontaktuppgifter]